公文基础知识-公务员必阅

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一、公文的含义
国家行政机关的公文（包括电报，下同），是行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
二、公文的作用
（一）发布政令，传达决策。党的各项方针、政策，国家的各项政令、法规、决定，各级各类机关的决策意图，需要发布开来、推行下去，报告上来、传递出去，这就要借助公文，通过公文运行渠道来实现。从发布最高一级机关制订的大政方针，到传递最低一级机关的报告、请示，无不依靠公文这个工具。
（二）指导、推动工作。由于公文是一种具有权威性的特殊文体，各级机关运用公文手段来推行决策意图。领导机关用它来组织和指导各系统、部门、地区的具体工作；下级机关用它来汇报情况或求得批准支持，以开展工作。公文是推动行政机关工作的一项不可缺少的重要工具。
（三）工作依据，检查凭证。依据和凭证作用是公文的基本作用。上级依据上报的公文审批、答复、决定；下级依据下发的公文开展工作。离开了公文，工作便失去了依据，必然各行其是。上级的决策是否正确，下级情况反映是否属实，公文是最好的凭证。工作开展后，评价其效绩，也要以公文为检查凭据。
（四）沟通信息，联系公务。各机关在公务活动中，用公文与上下左右的机关进行联系，相互告知情况、交换情报、交流思想、接洽工作、协调工作。随着公文在其间的往复运行，整个机关系统由此联成一体，使各项工作能高效率、有秩序地开展起来。
（五）宣传教育，统一思想。公文不仅要传达决策意图、布置任务，还要解释原因、说明情况，让人们知道为什么要这样做，从思想上弄清问题，提高认识。充分发挥公文的宣传教育作用，可以使广大干部、群众明确目标，统一思想，以积极的态度对待工作，提高工作的自觉性。
三、公文的特点
（一）鲜明的政治内容。公文在内容上具有鲜明的政治性。我国是中国共产党领导下的社会主义国家，运行于我国各机关的公文，必须贯彻党和国家的路线、方针、政策，有利于社会主义制度，维护人民的利益。
（二）法定的权威性和约束功能。公文的法定作者是合法的制发机关，而非执笔者个人。机关的制发权力是经法定认可确定的，因此，各级机关所发公文在有效的时限、范围内，具有国家法律所赋予的权威性和约束力。公文一经制发，有关的受文机关和人员就必须严肃认真地对待，这就保证了它的执行效能。
（三）一定范围和使用时间。一份公文对应某一方面的工作、发给一定的受文对象，这就限定了公文的空间范围，超出该范围，公文便失去其效能。此外，公文的效能还受一定时间的限制。公文皆为解决现实问题而制发，一般要求限期传达执行，紧急公文更强调了它的现实执行性。公文总是在规定的空间范围内和时间效力范围内生效，一旦工作完成了，问题解决了，或新的有关公文制发出来了，原公文的效用也结束了。
（四）规范性的文体形式。公文是一种高度程式化的应用文体。公文在长期实践中形成了独特的写作格式和一套制发规范，并用国家法规予以规定，任何机关都不得另搞一套，各行其是。公文的规范化对提高行政机关工作效率、推动文书工作现代化有着重要的作用。
（五）准确庄重的文风。撰制公文是一项严肃的工作，公文要维护其政治性和权威性，就必须保持准确、严肃、庄重的文体特点。这就要求反映事物客观实际，表达意见态度明朗，选词用语严谨准确，从而形成理正辞严、简练明达、庄重有力的公文风格。
四、公文的种类
国家行政机关的公文种类，按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，分为13种，即主要有：命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。[Page]
五、公文的格式
公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。
（一）国家行政机关正式公文的文头一般由文件名称、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度等组成。占文件首面的三分之一到五分之二，用横隔线与正文分开。
1.文件名称由发文机关全称或规范简称加上“文件”二字组成（函只署发文机关名称），置于首面的上端，用庄重、醒目的字体套红印刷。两个以上机关联合行文，牵头主办机关排列在前，也可只用主办机关的名称。党委和政府联合行文，党委排列在前。
2.发文字号由发文机关代字、标于括号内的年份、顺序号组成，位于文件名称之下、横隔线之上的正中位置（函的发文字号标注在标题的右上方）。两个以上机关联合行文，只标明主办机关的发文字号。
3.上报的文件，应当在发文字号的同一行右端标明签发人姓名。
4.秘密等级、紧急程度，应视文件内容需要从上至下依次标注在文件名称的左上角。秘密等级依次分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种；紧急程度分为“急件”、“特急件“。机密、绝密文件应标注份号。
5.政府令的文头由套红印刷的“×××政府令”和编号组成。政府令的编号为“第×××号”。
（二）公文的正文部分一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关等。
1.标题。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称、内容提要和文种三部分组成。公文标题的作用，一是提示内容、点明主题，使人一目了然；二是给公文定名，标题就

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是该公文的名称，便于收文机关登记管理，便于查找询问。公文标题位于横隔线之下居中位置。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号，不能以引用文件字号代替内容提要。
2.主送机关。指收受、办理文件的单位。俗称“抬头”。除“公告”、“通告”以外，正式公文一般都应标明主送机关。主送机关名称位置一般在标题之下，正文之上左端顶格位置书写。“决定”、“命令（令）”、“会议纪要”等文种，主送机关可置于文尾主题词之下抄送栏内，标为“主送：×××”“或分送：×××”，或在抄送栏内连同抄送机关一并用“送：×××”。向上级机关的请示，只写一个主送机关，如需同时送其它机关，用抄送形式。
3.正文。即公文的具体内容，是公文的核心部分。需要使用序数符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用：“1.”，第四层用“（1）”。行政规章视需要按章、节、条、款、项标明层次。正文的位置在主送机关以下。较长的公文一般由开头、主体、结尾三部分组成。正文的写法从内容上讲，要把事情交待清楚，什么事、什么问题，准确无误。观点要鲜明。需要受文单位做什么，解决什么问题，准确明白。从形式上讲，条理层次清楚，文字简练确切，标点符号准确无误，篇幅力求短。 www.wpjlr.com
4.发文机关。是指正文之后、附件之下所署发文机关名称。发文机关的位置在正文之后偏右下方。如果正文占满了公文纸的全页，不得不在 www.wpjlr.com
，并一律送交受文机关的办公厅（室）统一办理，不得直接送领导个人，也不得抄送下级机关。
（八）受双重领导的机关上报公文，根据公文内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责处理、答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应同时抄送该下级机关的另一上级机关。
（九）国家行政机关的公文，不得向党委机关作批示、交任务，如内容涉及党的工作，与同级党委机关联合行文。[Page]
（十）对上级行政机关的来文，如无具体贯彻意见，可原文翻印下发，也可以以收文的形式下发，不另重复行文。已在各类会议上印发的领导人的讲话、会议纪要，不再另行发文。经批准在报刊上全文发表的文件，视为正式文件依照执行，不另行文。在报刊上发布的行政规章，由发文机关印制少量文本，供存档备查。
七、公文的基本处理程序
（一）公文办理程序：公文办理分为收文和发文的办理。收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档、销毁等程序。公文处理工作人员，应以高度负责的精神，努力提高公文处理工作的效率和质量。公文处理必须做到准确、及时、安全。公文处理的各个环节，应力求当日事当日毕。一般应在15天内办理完毕，并答复报文单位。因问题复杂，15天内难以办结的，应向报文单位说明情况。紧急文件随到随办。有时限要求的文件，必须在时限内办完。具体有以下几个环节：
1.签收、登记：首先应建立严格的收文签收、登记制度，加强对公文运转的管理，保证收到公文件件有着落。收文的签收、登记一般由秘书处（室）负责签收、拆封，并按规定编号、登记。送领导同志的信件，除亲启、绝密件和有特别交代的以外，一律由专门收文科室拆封，按其内容和性质，分别处理。对需纳入收文办理的，应编号、登记，按规定程序处理。收文登记一般应登记以下内容：收文日期、收文编号、来文单位、来文标题、密级、份数、承办单位或分送范围。
2.分办、拟办：凡需办理的公文，由文书处理部门根据文件内容和紧急程度，及时提出注批、注办意见，呈送机关领导人批示或交有关职能部门办理。紧急公文应按要求时限办理完毕；一般公文应在文到之日起3日内交到承办部门或送至有关领导人。除特殊情况外，领导同志不受理和审批未经文书处理部门登记、注批的公文。
3.催办：各级国家行政机关文书处理部门必须建立健全摧办、查办制度。凡属请示性的公文，无论是交职能部门办理的还是呈送领导人批示的，都应及时摧办。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期摧办。催办一般采用电话催办和书面催办两种形式。对部门久拖不办经多次摧办无回音的，可以上门催办；对上门催办也解决不了的，可经分管领导批准后转督办部门办理。
4.办结：公文承办人员对已处理的文件，要定期进行清理检查，根据有关规定和情况，确定是否办毕结案。确定文件办结应力求准确，不应把正在办理的文件划入办结文件一类，也不宜把已结案的文件长时间放在正在办理类文件中。已办结的文件，在正式立卷前，由承办人按一定方法暂存一段时间。承办人员应对暂存文件作适当整理，要注意文件形成的先后次序和有机联系，保持材料的完整、齐全，并剔除重份。暂存文件的管理，以便于查找利用和便于立卷、归档为原则，一般可采用分类依号排列法，也可由承办处（室）自行确定符合这一原则的其它方法。
5.立卷、归档：公文办结后，应按《中华人民共和国档案法》及有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一并立卷。公文立卷应以本机关形成的公文为主，根据公文形成的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷，完整地反映本机关的主要工作情况，以便于查找和利用。联合办理的公文，原件由主办单位立卷归档，其它单位保存复制件。作为正式文件使用的公文复制件，应加盖复制机关的证明章，并视同正式文件管理。整理完备的案卷，应按有关规定，定期向档案部门移交，个人不得保存应归档公文、文稿等材料。
（二）公文发文程序：发文办理一般包括拟搞、核搞、签发、缮英校对、用英登记、分发、立卷、归档等程序。
1.拟稿。拟搞一般应本着“谁主办、谁拟搞”的原则进行。草拟文稿应按照《国家行政机关公文处理办法》、《四川省国家行政机关公文处理实施细则》和《成都市国家行政机关公文处理实施细则》的有关要求办理。行文关系、公文种类和公文格式要准确、规范，要按公文的内容、性质，恰当地确定密级和紧急程度。公文用语应力求准确、规范、精炼，切忌大话、空话、套话。拟稿应注意以下事项：[Page]
—草拟公文，须按档案管理的要求，使用统一格式的拟稿纸，并一律用钢笔或毛笔书写（不得使用红墨水），字迹要工整。修改较多、不容易认的文稿，应清稿誊正。
—符合法律、法规、规章和政策。如变更现行政策规定或提出新的政策规定，应与有关部门协商并就其必要性、可行性作出文字说明。
—情况属实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短，涉及秘密事项或紧急的文件应准确标定密级或紧急程度。
—人名、地名、数字、引文应准确无误。日期应写具体年月日。
—除成文日期、部分结构层次序数和惯用语、缩略语、具有修饰色彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，其它数字用阿拉伯数字书写。公文一律使用法定计量单位。
—引用公文要先引标题，后引发文字号。
—公文使用规范简化字，不得使用异体字、不规范简化字和已经简化了的繁体字。使用简称应先使用全称，并注明简称。
2.核稿。公文的核稿，作为公文制作中的重要环节，要求公文核稿人员

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以高度负责的态度，对文稿从内容、文种、格式到会签手续等方面严格衡量，逐字逐句审核，严格把关，杜绝不准确、不规范的文件印发。
3.签发。文稿送批前，涉及其它部门或地区的问题，应严格执行会签制度。会签的文稿，必须由每一会签单位的负责人签署意见并加盖公章。凡需会签的文稿，一般应由主办部门与有关单位联系，送请会签。如会签、协调中不能取得一致意见，应将分歧意见如实汇报，并由具体承办处（室）在拟办中提出建议和意见，一并报请上级部门领导同志审定。 www.wpjlr.com
4.校对。文件打印后需由专职校对人员进行校对。一般需经过三人共同校稿，通过看稿、读稿、核稿三道程序，每个程序都应签字，落实责任，保证校对质量。经校对后的清样，交核稿人核对后，在终稿清样上签字后付樱校对符号严格按国家标准标注。
5.印刷。一般文件，应按规定时间及时印出；急件应在要求的时间内印出，不得延误。
6.文件的分发。正式文件应由专门的发文科（室）统一发送。

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