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公司办公事务管理规定

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  办公事务管理规定
  第一章办公秩序管理
  第一节办公秩序
  一、出勤准则
  (一)严格遵守考勤制度,按时上下班。
  (二)严格执行考勤打卡制度,不论任何原因,不得代人打卡。
  (三)因事请假时,事先要得到主管领导的同意并办理有关手续。
  二、员工证
  (一)员工证是百江员工身份标志,应为佩戴它感到自豪和肩负重任。
  (二)上班时间,应严格按要求佩戴员工证。
  (三)员工应妥善保管员工证,遗失应立即办理补领员工证,费用自理。
  三、办公物品摆放
  (一)应保持办公桌面整洁,桌面不摆放与办公无关的物品。
  (二)文件夹应正确整齐插立于文件架之中,并在夹侧用电脑标签整齐标注所夹内容。
  (三)离开办公室分钟以上时,须将桌面文件整理,齐放于文件架中,重要文件入柜上锁,不得散乱于桌面。
  (四)简易文具可收于笔筒之中,取用后立即放回;其余文具则应收入抽屉中。
  (五)座椅靠背一律不能放任何物品,不得翘椅,人离开时椅子调正,并推入桌下。
  (六)外衣提包手袋置挂于橱柜内,不得随意放在办公桌椅上及地柜上。
  (七)饮水机及其它设备、物品在指定地点摆放,不得随意移动。
  四、办公区守则
  (一)工作时间内不在办公区域内化妆或整理衣饰。
  (二)工作时间内不应无故离岗、串岗,不得闲聊、吃早餐、零食及大声喧哗,确保办公环境的安静有序。
  (三)因公外出时,应事先得到主管的同意并在综合行政部登记;外出后,因情况变化而不能按时赶回公司,要提前通知主管或综合行政部。
  (四)下班离开办公室时,应将座椅摆放整齐,桌面清理整洁,关闭所有电器及电源。
  (五)不在办公室及公司规定禁烟区吸烟。
  (六)不要在公司存放与工作无关的私人物品,未经许可,禁止将公司物品带回家中。
  (七)员工间的工作交流或会客,应在规定的区域内进行(会议室、接待室),注意不要占用过多时间,以免影响工作。
  (八)不允许在上班时间利用公司办公网络收发私人邮件,严禁上网聊天。
  第二节办公礼仪规范
  一、办公仪表
  (一)服饰合身得体,整洁大方,简洁淡雅。
  (二)保持须发整洁,不留怪异发型。
  (三)上班时间在办公场所不应有打哈欠,伸懒腰等萎靡不振的现象。
  二、办公礼仪www.wpjlr.com免费提供
  (一)同事之间应保持恰当的礼仪,忌用外号或爱称。
  (二)在走廊上遇到上司、同事或访客时,应主动打招呼。
  (三)主管呼唤你的名字时,应立即清晰地回答。
  (四)下班时应主动向留在办公室的同事道别。
  (五)不对同事品头论足。对别人的缺点,应委婉提出建设性的意见。
  (六)积极参加公司组织的集体活动。
  三、语言规范
  (一)上班时间提倡使用普通话进行交流,禁止使用方言。表达力求简单明了,易于理解。
  (二)讲话时,要稳重、明快、自然、落落大方。
  (三)不讲污言秽语,不高声喧哗,影响他人工作。
  (四)规范用语
  ⒈交往语言:您好,早晨好,早,再见,请问,请您,劳驾您,谢谢,周未愉快。
  ⒉电话语言:您好,请问,谢谢,再见。
  ⒊接待语言:您好,请稍等,我通报一下,请坐,对不起,请登记,我
  马上去联系,打扰一下,好的,行(切勿说“不”)。
  四、电话礼仪
  (一)电话铃响三次前拿起话筒,并立即应答:“您好,百江燃气”。
  (二)若电话中断,应立即挂上听筒,等待对方重新打进。
  (三)结束通话时,要听到对方挂机后,再挂断电话。
  (四)通话中若要与他人讲话,应向对方致歉,用手捂住听筒再讲话。
  (五)电话里请对方等候,继续通话时一定先说“对不起,让您久等了”。
  (六)若对方要找别人,应手捂听筒,招呼他人接听电话。
  (七)自己如果不能决策时,应请示上级后再作答复。
  (八)电话中听到重要事情,一定要重复一遍,以确认无疑,然后做好笔录。
  (九)拨错电话时,应有礼貌地致歉。www.wpjlr.com免费提供
  (十)接到拨错的电话时,应客气地应对。
  (十一)使用他人电话时应先征询他人同意。
  (十二)休息日向别人打电话时,需先表示歉意。
  五、公关接待礼仪
  (一)与客人相遇,要主动相让;与客人同行,应礼让客人先行;同乘电梯,让客人先上、先下。
  (二)接待客人时,要面带微笑,姿势端正,讲究礼貌,用心聆听,不抢话插话、争辩,讲话声音适度有分寸,语气温和文雅,不大声喧哗,听到意见、批评时不辩解,冷静对待,及时上报。
  (三)遇到客人询问,做到有问必答,不能说“不”、“不知道”、“不会”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等,不得以生硬、冷淡的态度待客。
  (四)接待来客时,如客人职位比自己高时,不应主动要求行握手之礼。客人要求握手时,应及时应对,并面带笑容,姿势端正,用力适度,不能用左手;握手时,左手不得插入口袋里。
  (五)拜访客人时,通常应优先考虑对方,在对方方便时刻,再决定拜访时间。
  (六)约定时间应严格遵守,估计会迟到应在约定时间前通知对方。
  第三节工作方法基准
  一、公司员工在工作中应始终坚持高标准、严要求,全面优质完成本职工作和领导交办的一切任务。
  二、切忌越级报告,架空直接上司。
  三、请示、汇报工作,应选择适当的时间,并带全材料和笔记本,将请示内容事先列出,并记录有关指示,临行前应复述一遍,发现指示或承接的工作在执行上有困难时,应及时直接提出。
  四、报告或提建议时,必须掌握准确资料,事先备妥文件说明。如呈紧急提案,须附上时间期限。
  五、承办其他部门主管交办的事情,须先报告本部门主管。
  六、工作中应勇于承担责任,不推诿。
  七、主管交办的事情,应立刻去做,切勿拖延;工作过程中应主动向主管汇报进展情况。
  八、未经许可,不得随意翻阅不属于自己的文件。
  九、调离本职工作时,应与主管、财务及有关部门办理交接手续。
  十、下级与上级交谈,只谈公事,不应涉及上级之间的人际关系与公司机密。
  十一、严禁泄露公司机密,未经同意,不得以公司名义对外发布任何消息。
  第四节罚则
  本制度的检查、监督部门为综合行政部,违反此规定的员工,除按公司正常考核外将另给予元元的扣薪处理并进行通报批评。

      

《公司办公事务管理规定》


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