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事务公文(总结)格式和写法

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事务公文(总结)格式和写法
总结是对前一个阶段或一定时期内的工作、生产、学习等进行全面、系统的回顾、检查、分析、研究和鉴定而写成的书面材料。总结的使用范围很广。党政机关、企事业单位,人民团体,上至中央、下至基层,凡做工作的地方都需要总结。俗话说:“做了工作不总结,等于种了庄稼不收割”。可见,总结的作用是重要的。总结的特点可以概括为过程性、条理性、经验性、理论性和规律性几点。总结的种类很多,按内容分,有工作总结,生产总结、学习总结,思想总结,战斗总结;按时间分,有年度总结,季度总结,月份总结;按性质分,有综合性总结和专题性总结。

总结的结构一般由标题、正文和落款组成。

标题。有三种写法:一种是由“单位名称、时间期限、总结种类”构成的。第二种是正副标题法,即用正题概括总结内容,用副题标明单位名称、时间期限、总结种类等。第三种是普通文章标题法。

正文。一般包括以下内容:基本情况概括。在开头部分简要地介绍一下单位 (或个人)工作的基本情况,过程和结果,即交代在什么情况下,做了什么工作,取得了哪些成效等。成绩和缺点。这是“总结”的主要内容,占的篇幅比较多。要具体写明成绩有多大,表现在哪些方面,是怎样取得的;还有什么缺点。经验和教训。这是“总结”的中心。写清在工作中取得了什么经验,有些什么主要体会,并把这些经验体会上升到理论和规律上探讨,分析取得经验的原因。问题和教训中要写清在工作中还存在哪些问题和不足,在工作中出现了哪些失误,有什么教训,并分析造成失误的原因,从主观和客观两方面查找失误的根源。今后努力方向。这是正文的结尾。结尾一般文字较少,概括写出,不必分析。主要是写清楚今后的打算。总结的写作比较灵活,先后次序也可以根据作者的需要有所调整。

正文的结构形式多样,常见的有三种:条文式:即将总结的内容按性质和主次轻重逐条排列,行文简要,眉目清晰。小标题式:即将总结的内容归纳分为几部分,每部分以小标题标出,一部分一部分写出。全文贯通式:是为了使行文前后相连,不再列条目,也不再分标题,而是把总结的内容,按事物的发展先后顺序,或事物的内在逻辑关系,分成几个部分、层次、段落来写。

落款。落款中写总结的单位名称(或个人姓名)和时间。如果标题中写了单位,落款中可以省略。也有的署名写在标题下面。时间是指写总结的时间,不是指总结内容所反映的时限。

写总结。要求有明确的指导思想,要站得高,看得深,不可就事论事。要透过现象看本质,把握规律,得出科学结论。要有实事求是的态度。按照事物的本来面目反映事物,涉及的人、事、物、时间、数据、成效等,一定要真实可靠。要避免绝对化,片面化,评估要恰当,不可主观臆造。总结要写出“自己”的特色,不可人云亦云、空话套话连篇。一般用第一人称叙述。从表述方法上要注意叙议结合,在摆情况,谈成绩,讲做法时需叙述,在分析原因,谈经验和体会时需议论。总结的语言要准确、简明、朴实,切忌模棱两可、重复罗嗦、过分修饰。



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